Los indicadores clave de rendimiento (o KPI por sus siglas en inglés) son valores medibles que demuestran la eficacia con la que tu empresa está logrando sus objetivos comerciales. Los KPI están vinculados a los objetivos de la organización y por lo tanto reflejan lo que tu empresa quiere lograr.
Estos indicadores pueden medir diferentes factores que intervienen en el proceso de una marca o negocio. Se trata de temas tan específicos como errores en la producción, satisfacción del cliente o productividad de tus empleados. Dichas herramientas de medición no son utilizadas al azar o a través de la implementación de una regla genérica. Lo importante es qué y cómo mide el desempeño el área responsable.
Por ejemplo, los KPI útiles para financiar diferirán de los KPI asignados a las ventas. Las evaluaciones normalmente pueden conducirnos a identificar posibles mejoras, motivo por el que estos indicadores de productividad suelen ir de la mano con iniciativas de perfeccionamiento en su rendimiento. Aquí la pregunta es: ¿Qué factores atender y cómo lograrlo?
¿Que pasos tienes que seguir para mejorar tus KPI’s?
1. Establece metas y objetivos
Como todo proyecto que se digne de cumplir con todos los requisitos, es esencial que se establezca claramente su propósito. Existen muchos tipos de KPI que puedes usar en tu negocio. Deberás utilizar los que tengan más sentido para tu nicho. La mayoría de los KPI se centrarán en uno de estos objetivos:
- Mejorar los ingresos.
- Reducir costos.
- Incrementar la eficiencia.
- Mejorar la satisfacción del cliente.
2. Designa factores críticos de éxito (FCE) a partir de metas y objetivos
Los factores críticos de éxito son un número limitado de actividades clave en las que un individuo, departamento u organización debe enfocarse para tener éxito. Son condiciones específicas que miden o facilitan el cumplimiento de las metas y objetivos comerciales dentro de plazos establecidos.
Un buen FCE se compone de una acción y transmite de manera muy clara y concisa el tema al que se dirige y debe ser atendido. Entre las acciones más comunes están atraer, expandir, monitorear, incrementar, administrar, etc.
Por otro lado, un FCE debe constituirse de dos elementos: una actividad medible y un marco de tiempo específico. Por ejemplo, incrementar al 15 % las ventas en 6 meses.
3. Diferenciar KPI de FCE
El factor crítico de éxito no es un KPI. Hay que dejar claro que este es una medida calculada que cuantifica los CFE, por lo que estos últimos son los elementos vitales para que una estrategia tenga éxito.
Existe un número interminable de medidas y métricas a considerar. No todas las métricas te podrán informar cómo está funcionando tu negocio, pero sí lo harán aquellas que son KPI. Por definición, todos los KPI son métricas, pero no todas las métricas son KPI. Es un concepto del que te hablaremos más adelante.
4. Recopila medidas
Las medidas son números específicos que por sí mismos tienen una utilidad limitada, pero que al final del día deberás relacionar entre sí para extraer la información más significativa posible.
Las medidas se pueden considerar el nivel más bajo de detalle en la metodología y se encuentran en informes departamentales, bases de datos corporativas, informes de centros de llamadas u otros centros con archivos de datos. Es necesario recopilar la información relevante para poder determinar las métricas en el siguiente paso.
5. Calcula métricas a partir de medidas
Las métricas son cálculos de medidas y siempre se expresan como proporciones, promedios, tasas o porcentajes. De hecho, podemos tener un número infinito de métricas, ya que podemos cortar y combinar las medidas en un sinnúmero de formas. Aquí también es importante señalar que las métricas deben ser definidas dentro de un lapso determinado, lo cual te ayudará a ajustar algunos objetivos y establecer otros nuevos.
Como ya te habíamos señalado anteriormente, todos los KPI son métricas, pero no todas las métricas son KPI. Y es que para ser considerada un KPI, la métrica debe ser lo suficientemente importante como para informar el rendimiento del objeto de medición.
Toma en cuenta que para que el KPI sea efectivo será necesario que realices el seguimiento de una cantidad considerable de información. Si simplemente estableces que deseas realizarlo de las ventas por zona, por ejemplo, pero luego no asignas un responsable, no analizas los objetivos de ventas regionales o no se presentan los resultados de forma regular, será muy difícil lograrlo.
Y hablando de mediciones válidas, es importante mencionar los softwares de KPI. Existe un gran número de programas que te ayudarán, a ti o a tu gerente, a obtener y analizar todas las métricas empresariales críticas con un panel de control inteligente de KPI. Con esto, te mantendrás al tanto del rendimiento de tu negocio, uno de los aspectos cruciales del desarrollo empresarial sostenible.
Cualquier empresa exitosa desea poder cumplir con éxito sus objetivos organizacionales, pero eso puede ser más fácil de decir que hacer. Por eso, los indicadores clave de rendimiento juegan un papel muy importante en todas las corporaciones. ¡No los dejes de lado!
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